外贸邮件附件注意细节

红日 · 2022-9-7 09:20:27

英文电邮，经常会用到附件。邮件里没法简单说明的问题需要用附件补充,图片文件需要附件，报价单需要附件，测试报告需要附件，相关图稿需要附件，产品的技术参数需要附件，多产品类比更需要附件。
明明邮件里写了“Please find the pricelist in attachment”，结果发送的时候还是忘记插入附件。运气好的，也许发送以后很快就发现，再跟进一封邮件补上附件，虽然不是太好但也无伤大雅。不太仔细的，直到客户回复“附件呢?”这会引起客户对自身工作专业性进行考量。
所以在每封邮件发送之前，自己一定要通读一下，看看是否通顺简洁、没有歧义。还需要检查，是否在需要加入附件的时候，有所遗忘。
附件的大小是需要严格控制的，简单来说如果不是用来做设计稿或者印刷稿确认，是不需要使用太大附件的。很多业务员给客户做报价单，总是顺手把刚拍好的照片插入excel，结果造成文件很大，好几兆甚至几十兆,不仅发送的人吃力，而且客户收取也吃力,浪费彼此时间，还要挑战客户耐心。
所以在制作报价单的时候，插入图片之前以先用photoshop做好处理，修边，设置图片大小，修改像素，图片压缩，让每张照片都显示成同样大小和同样尺寸，再放进报价单里，一眼看上去就非常整洁美观，体现出自己的专业化服务。

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